#Thiết kế chi tiết hệ thống CRM 2.0

#1. Tổng quan hệ thống và triết lý thiết kế

#1.1 Định vị hệ thống

Hệ thống này là nền tảng quản lý bán hàng CRM 2.0 được xây dựng trên nền tảng no-code NocoBase. Mục tiêu cốt lõi là:

Để bán hàng tập trung vào việc xây dựng quan hệ khách hàng, không phải nhập liệu và phân tích lặp lại

Hệ thống tự động xử lý các tác vụ thường xuyên thông qua Workflow, đồng thời nhờ AI hỗ trợ hoàn thành chấm điểm Lead, phân tích Cơ hội, giúp đội bán hàng nâng cao hiệu quả.

#1.2 Triết lý thiết kế

#Triết lý 1: Phễu bán hàng đầy đủ

Quy trình bán hàng end-to-end:

Tại sao thiết kế như vậy?

#Triết lý 2: Pipeline bán hàng có thể cấu hình

Các ngành khác nhau có thể tùy chỉnh giai đoạn pipeline bán hàng mà không cần sửa code.

#Triết lý 3: Thiết kế dạng module

• Module cốt lõi (Khách hàng + Cơ hội) bắt buộc, các module khác có thể bật theo nhu cầu
• Vô hiệu hóa module không cần sửa code, cấu hình qua giao diện NocoBase là được
• Mỗi module được thiết kế độc lập, giảm độ ghép cặp

#2. Kiến trúc module và tùy biến

#2.1 Tổng quan module

Hệ thống CRM áp dụng thiết kế kiến trúc dạng module—mỗi module có thể bật hoặc tắt độc lập theo nhu cầu nghiệp vụ.

#2.2 Quan hệ phụ thuộc giữa các module

#2.3 Phiên bản đã cấu hình sẵn

#2.4 Ánh xạ Module - Bảng dữ liệu

#Bảng dữ liệu module cốt lõi (luôn bắt buộc)

#2.5 Cách vô hiệu hóa module

Trong trang quản trị NocoBase chỉ cần ẩn điểm vào menu của module đó là được, không cần sửa code hoặc xóa bảng dữ liệu.

#3. Thực thể cốt lõi và mô hình dữ liệu

#3.1 Tổng quan quan hệ thực thể

#3.2 Chi tiết bảng dữ liệu cốt lõi

#3.2.1 Bảng Lead (nb_crm_leads)

Quản lý Lead áp dụng workflow 4 giai đoạn đơn giản hóa.

Quy trình giai đoạn:

Mới → Đang theo dõi → Đã xác nhận → Chuyển đổi thành Khách hàng/Cơ hội
         ↓          ↓
       Không đạt   Không đạt

Trường chính:

#3.2.2 Bảng Khách hàng (nb_crm_customers)

Quản lý Khách hàng/công ty hỗ trợ nghiệp vụ xuất khẩu.

Trường chính:

#3.2.3 Bảng Cơ hội (nb_crm_opportunities)

Quản lý Cơ hội bán hàng với các giai đoạn pipeline có thể cấu hình.

Trường chính:

#3.2.4 Bảng Báo giá (nb_crm_quotations)

Quản lý báo giá hỗ trợ đa tiền tệ và quy trình duyệt.

Quy trình trạng thái:

Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt → Đã gửi → Đã chấp nhận/Đã từ chối/Đã hết hạn
           ↓
       Bị bác → Sửa → Nháp

Trường chính:

#3.2.5 Bảng Đơn hàng (nb_crm_orders)

Quản lý Đơn hàng kèm theo dõi thu hồi công nợ.

Trường chính:

#3.3 Tổng hợp bảng dữ liệu

#Bảng nghiệp vụ CRM

#Bảng dữ liệu cơ bản (module chung)

#3.4 Bảng phụ trợ

#3.4.1 Bảng Comment (nb_crm_comments)

Bảng comment/ghi chú dùng chung, có thể liên kết đến nhiều loại đối tượng nghiệp vụ.

#3.4.2 Bảng chia sẻ Khách hàng (nb_crm_customer_shares)

Hiện thực hóa cộng tác đa người và chia sẻ quyền của Khách hàng.

#3.4.3 Bảng Cộng tác viên Cơ hội (nb_crm_opportunity_users)

Hỗ trợ cộng tác đội bán hàng cho Cơ hội.

#3.4.4 Bảng Khu vực (nb_cbo_regions)

Từ điển dữ liệu cơ bản quốc gia/khu vực.

#4. Vòng đời Lead

Quản lý Lead áp dụng workflow 4 giai đoạn đơn giản hóa, khi tạo Lead mới có thể tự động kích hoạt AI chấm điểm thông qua workflow, hỗ trợ bán hàng nhanh chóng nhận diện Lead chất lượng cao.

#4.1 Định nghĩa trạng thái

#4.2 Sơ đồ luồng trạng thái

#4.3 Quy trình chuyển đổi Lead

Giao diện chuyển đổi đồng thời cung cấp ba lựa chọn, người dùng có thể chọn tạo hoặc liên kết:

• Khách hàng: Tạo Khách hàng mới hoặc liên kết Khách hàng hiện có
• Liên hệ: Tạo Liên hệ mới (liên kết đến Khách hàng)
• Cơ hội: Bắt buộc tạo Cơ hội

Bản ghi sau chuyển đổi:

• converted_customer_id: ID Khách hàng được liên kết
• converted_contact_id: ID Liên hệ được liên kết
• converted_opportunity_id: ID Cơ hội được tạo

#5. Vòng đời Cơ hội

Quản lý Cơ hội áp dụng các giai đoạn pipeline bán hàng có thể cấu hình. Khi giai đoạn Cơ hội thay đổi có thể tự động kích hoạt AI dự đoán tỷ lệ thắng, giúp bán hàng nhận diện rủi ro và cơ hội.

#5.1 Giai đoạn có thể cấu hình

Giai đoạn được lưu trong bảng nb_crm_opportunity_stages, có thể tùy chỉnh:

#5.2 Quy trình pipeline

#5.3 Phát hiện ngừng trệ

Cơ hội không có hoạt động sẽ được đánh dấu:

-- Tính số ngày ngừng trệ
UPDATE nb_crm_opportunities
SET stagnant_days = EXTRACT(DAY FROM NOW() - last_activity_at)
WHERE stage NOT IN ('won', 'lost');

#5.4 Xử lý thắng/thua đơn

Khi thắng đơn:

1. Cập nhật giai đoạn thành 'won'
2. Ghi lại ngày chốt thực tế
3. Cập nhật trạng thái Khách hàng thành 'active'
4. Kích hoạt tạo Đơn hàng (nếu báo giá được chấp nhận)

Khi thua đơn:

1. Cập nhật giai đoạn thành 'lost'
2. Ghi lại lý do thua đơn
3. Ghi lại ID đối thủ cạnh tranh (nếu thua cho đối thủ)
4. Thông báo cho quản lý

#6. Vòng đời Báo giá

#6.1 Định nghĩa trạng thái

#6.2 Quy tắc duyệt (đang hoàn thiện)

Quy trình duyệt được kích hoạt dựa trên các điều kiện sau:

#6.3 Hỗ trợ đa tiền tệ

#Triết lý thiết kế

Sử dụng USD làm tiền tệ cơ sở thống nhất cho mọi báo cáo và phân tích. Mỗi bản ghi số tiền lưu:

• Tiền tệ và số tiền gốc (Khách hàng nhìn thấy)
• Tỷ giá tại thời điểm giao dịch
• Số tiền tương đương USD (dùng để so sánh nội bộ)

#Bảng từ điển tiền tệ (nb_cbo_currencies)

Cấu hình tiền tệ áp dụng bảng dữ liệu cơ bản chung, hỗ trợ quản lý động. Trường current_rate lưu tỷ giá hiện tại, được đồng bộ cập nhật từ bản ghi mới nhất của nb_crm_exchange_rates thông qua tác vụ định kỳ.

#Bảng lịch sử tỷ giá (nb_crm_exchange_rates)

Ghi lại dữ liệu tỷ giá lịch sử, tác vụ định kỳ sẽ đồng bộ tỷ giá mới nhất sang nb_cbo_currencies.current_rate.

Lưu ý: Phiếu báo giá liên kết với bảng nb_cbo_currencies qua khóa ngoại currency_id, tỷ giá được lấy trực tiếp từ trường current_rate. Cơ hội và Đơn hàng dùng trường currency VARCHAR để lưu mã tiền tệ.

#Mẫu trường số tiền

Các bảng có chứa số tiền tuân theo mẫu này:

Áp dụng cho:

• nb_crm_opportunities.amount → amount_usd
• nb_crm_quotations.total_amount → total_amount_usd

#Tích hợp Workflow

Logic lấy tỷ giá:

1. Khi có thao tác nghiệp vụ, lấy trực tiếp tỷ giá từ nb_cbo_currencies.current_rate
2. Giao dịch USD: tỷ giá = 1.0, không cần tra cứu
3. current_rate được đồng bộ từ bản ghi mới nhất của nb_crm_exchange_rates thông qua tác vụ định kỳ

#6.4 Quản lý phiên bản

Khi báo giá bị từ chối hoặc hết hạn, có thể sao chép thành phiên bản mới:

QT-20260119-001 v1 → Đã từ chối
QT-20260119-001 v2 → Đã gửi
QT-20260119-001 v3 → Đã chấp nhận

#7. Vòng đời Đơn hàng

#7.1 Tổng quan Đơn hàng

Đơn hàng được tạo khi báo giá được chấp nhận, đại diện cho cam kết kinh doanh đã được xác nhận.

#7.2 Định nghĩa trạng thái Đơn hàng

#7.3 Mô hình dữ liệu Đơn hàng

#nb_crm_orders

#nb_crm_order_items

#7.4 Theo dõi thu hồi công nợ

#nb_crm_payments

#8. Vòng đời Khách hàng

#8.1 Tổng quan Khách hàng

Khách hàng được tạo khi Lead chuyển đổi hoặc Cơ hội thắng đơn. Hệ thống theo dõi vòng đời đầy đủ từ thu hút khách đến người ủng hộ.

#8.2 Định nghĩa trạng thái Khách hàng

#8.3 Chấm điểm sức khỏe Khách hàng

Tính sức khỏe Khách hàng dựa trên nhiều yếu tố:

Ngưỡng sức khỏe:

if (health_score >= 90) status = 'advocate';
else if (health_score >= 70) status = 'active';
else if (health_score >= 50) status = 'growing';
else status = 'at_risk';

#8.4 Phân nhóm Khách hàng

#Phân nhóm tự động

#9. Tích hợp Email

#9.1 Tổng quan

NocoBase cung cấp Plugin tích hợp Email tích hợp sẵn, hỗ trợ Gmail và Outlook. Sau khi Email được đồng bộ vào hệ thống, có thể tự động kích hoạt AI phân tích cảm xúc và ý định email thông qua Workflow, hỗ trợ bán hàng nhanh chóng hiểu thái độ Khách hàng.

#9.2 Đồng bộ Email

Hộp thư hỗ trợ:

• Gmail (qua OAuth 2.0)
• Outlook/Microsoft 365 (qua OAuth 2.0)

Hành vi đồng bộ:

• Đồng bộ hai chiều email gửi và nhận
• Tự động liên kết email với bản ghi CRM (Lead, Liên hệ, Cơ hội)
• File đính kèm lưu trong hệ thống file của NocoBase

#9.3 Liên kết Email-CRM (đang hoàn thiện)

#9.4 Template Email

Bán hàng có thể sử dụng template cài sẵn:

#10. Năng lực hỗ trợ AI

#10.1 Đội ngũ AI Employee

Hệ thống CRM tích hợp NocoBase AI Plugin, tái sử dụng các AI Employee tích hợp sẵn sau, và cấu hình tác vụ chuyên biệt cho tình huống CRM:

#10.2 Danh sách tác vụ AI

Năng lực AI chia làm hai loại, độc lập với nhau:

#Một, AI Employee (Block frontend kích hoạt)

Thông qua Block AI Employee ở frontend, người dùng tương tác trực tiếp với AI qua hội thoại để nhận phân tích và gợi ý.

#Hai, Workflow LLM Node (backend tự động thực thi)

LLM Node được nhúng trong Workflow, kích hoạt tự động qua sự kiện bảng dữ liệu, sự kiện thao tác, tác vụ định kỳ, không liên quan đến AI Employee.

Lưu ý: Workflow LLM Node sử dụng prompt và Schema xuất JSON có cấu trúc, sau khi parse ghi vào trường dữ liệu nghiệp vụ, không cần người dùng can thiệp.

#10.3 Trường AI trong cơ sở dữ liệu

#11. Engine Workflow

#11.1 Workflow đã hiện thực

#11.2 Workflow chờ hiện thực

#12. Thiết kế menu và giao diện

#12.1 Cấu trúc backend

#12.2 View Dashboard

#View Quản lý bán hàng

#View Nhân viên bán hàng

#View điều hành

Phiên bản tài liệu: v2.0 | Ngày cập nhật: 2026-02-06