#Desain Detail Sistem CRM 2.0

#1. Ikhtisar Sistem dan Filosofi Desain

#1.1 Posisi Sistem

Sistem ini adalah platform manajemen penjualan CRM 2.0 yang dibangun berdasarkan platform no-code NocoBase. Tujuan utamanya adalah:

Membiarkan tenaga penjualan fokus membangun hubungan dengan Pelanggan, bukan input data dan analisis berulang

Sistem menangani tugas rutin secara otomatis melalui Workflow, dan dengan bantuan AI menyelesaikan pekerjaan seperti skoring Lead, analisis Peluang, untuk membantu tim penjualan meningkatkan efisiensi.

#1.2 Filosofi Desain

#Filosofi Satu: Sales Funnel Lengkap

Alur penjualan end-to-end:

Mengapa dirancang seperti ini?

#Filosofi Dua: Sales Pipeline yang Dapat Dikonfigurasi

Industri yang berbeda dapat menyesuaikan tahap sales pipeline tanpa perlu memodifikasi kode.

#Filosofi Tiga: Desain Modular

• Modul inti (Pelanggan + Peluang) wajib, modul lain dapat diaktifkan sesuai kebutuhan
• Modul yang dinonaktifkan tidak perlu memodifikasi kode, cukup dikonfigurasi melalui antarmuka NocoBase
• Setiap modul dirancang independen, mengurangi kopling

#2. Arsitektur Modul dan Kustomisasi

#2.1 Ikhtisar Modul

Sistem CRM mengadopsi desain arsitektur modular — setiap modul dapat diaktifkan atau dinonaktifkan secara independen sesuai kebutuhan bisnis.

#2.2 Hubungan Ketergantungan Modul

#2.3 Versi Pre-Konfigurasi

#2.4 Pemetaan Modul-Tabel Data

#Tabel Data Modul Inti (Selalu Wajib)

#2.5 Cara Menonaktifkan Modul

Cukup sembunyikan entry menu modul tersebut di backend admin NocoBase, tanpa perlu memodifikasi kode atau menghapus tabel data.

#3. Entitas Inti dan Model Data

#3.1 Ikhtisar Hubungan Entitas

#3.2 Detail Tabel Data Inti

#3.2.1 Tabel Lead (nb_crm_leads)

Manajemen Lead dengan Workflow 4-tahap yang disederhanakan.

Alur tahap:

Baru → Sedang Follow-up → Tervalidasi → Konversi ke Pelanggan/Peluang
         ↓          ↓
     Tidak Memenuhi Syarat

Field Kunci:

#3.2.2 Tabel Pelanggan (nb_crm_customers)

Manajemen Pelanggan/Perusahaan yang mendukung bisnis ekspor.

Field Kunci:

#3.2.3 Tabel Peluang (nb_crm_opportunities)

Manajemen Peluang penjualan dengan tahap sales pipeline yang dapat dikonfigurasi.

Field Kunci:

#3.2.4 Tabel Penawaran (nb_crm_quotations)

Manajemen Penawaran dengan dukungan multi-mata uang dan alur persetujuan.

Alur status:

Draft → Menunggu Persetujuan → Disetujui → Terkirim → Diterima/Ditolak/Kedaluwarsa
           ↓
       Ditolak → Direvisi → Draft

Field Kunci:

#3.2.5 Tabel Pesanan (nb_crm_orders)

Manajemen Pesanan dengan pelacakan pembayaran.

Field Kunci:

#3.3 Ringkasan Tabel Data

#Tabel Bisnis CRM

#Tabel Data Dasar (Modul Publik)

#3.4 Tabel Pendukung

#3.4.1 Tabel Komentar (nb_crm_comments)

Tabel komentar/catatan umum, dapat dikaitkan dengan berbagai objek bisnis.

#3.4.2 Tabel Berbagi Pelanggan (nb_crm_customer_shares)

Mengimplementasikan kolaborasi multi-user dan berbagi izin Pelanggan.

#3.4.3 Tabel Kolaborator Peluang (nb_crm_opportunity_users)

Mendukung kolaborasi tim sales pada Peluang.

#3.4.4 Tabel Wilayah (nb_cbo_regions)

Kamus data dasar negara/wilayah.

#4. Siklus Hidup Lead

Manajemen Lead menggunakan Workflow 4-tahap yang disederhanakan, saat Lead baru dibuat dapat memicu skoring AI otomatis melalui Workflow, membantu sales mengidentifikasi Lead berkualitas tinggi dengan cepat.

#4.1 Definisi Status

#4.2 Diagram Alur Status

#4.3 Alur Konversi Lead

Antarmuka konversi menyediakan tiga opsi sekaligus, pengguna dapat memilih untuk membuat atau menghubungkan:

• Pelanggan: Buat Pelanggan baru atau hubungkan ke Pelanggan yang ada
• Kontak: Buat Kontak baru (dihubungkan ke Pelanggan)
• Peluang: Wajib membuat Peluang

Record setelah konversi:

• converted_customer_id: ID Pelanggan terkait
• converted_contact_id: ID Kontak terkait
• converted_opportunity_id: ID Peluang yang dibuat

#5. Siklus Hidup Peluang

Manajemen Peluang menggunakan tahap sales pipeline yang dapat dikonfigurasi. Saat tahap Peluang berubah, dapat secara otomatis memicu prediksi probabilitas menang AI, membantu sales mengidentifikasi risiko dan peluang.

#5.1 Tahap yang Dapat Dikonfigurasi

Tahap disimpan di tabel nb_crm_opportunity_stages, dapat dikustomisasi:

#5.2 Alur Pipeline

#5.3 Deteksi Stagnan

Peluang tanpa aktivitas akan ditandai:

-- Hitung hari stagnan
UPDATE nb_crm_opportunities
SET stagnant_days = EXTRACT(DAY FROM NOW() - last_activity_at)
WHERE stage NOT IN ('won', 'lost');

#5.4 Pemrosesan Menang/Kalah

Saat menang:

1. Update tahap menjadi 'won'
2. Catat tanggal closing aktual
3. Update status Pelanggan menjadi 'active'
4. Picu pembuatan Pesanan (jika Penawaran diterima)

Saat kalah:

1. Update tahap menjadi 'lost'
2. Catat alasan kalah
3. Catat ID kompetitor (jika kalah ke kompetitor)
4. Beritahu manajer

#6. Siklus Hidup Penawaran

#6.1 Definisi Status

#6.2 Aturan Persetujuan (Akan Disempurnakan)

Alur persetujuan dipicu berdasarkan kondisi berikut:

#6.3 Dukungan Multi-Mata Uang

#Filosofi Desain

Menggunakan USD sebagai mata uang dasar terpadu untuk semua laporan dan analisis. Setiap record jumlah menyimpan:

• Mata uang dan jumlah asli (yang dilihat Pelanggan)
• Nilai tukar saat transaksi
• Jumlah ekuivalen USD (untuk perbandingan internal)

#Tabel Kamus Mata Uang (nb_cbo_currencies)

Konfigurasi mata uang menggunakan tabel data dasar publik, mendukung manajemen dinamis. Field current_rate menyimpan nilai tukar saat ini, di-sync update oleh scheduled task dari record terbaru di nb_crm_exchange_rates.

#Tabel Riwayat Nilai Tukar (nb_crm_exchange_rates)

Mencatat data nilai tukar historis, scheduled task akan men-sync nilai tukar terbaru ke nb_cbo_currencies.current_rate.

Catatan: Penawaran dihubungkan ke tabel nb_cbo_currencies melalui foreign key currency_id, nilai tukar diambil langsung dari field current_rate. Peluang dan Pesanan menggunakan field VARCHAR currency untuk menyimpan kode mata uang.

#Pola Field Jumlah

Tabel yang berisi jumlah mengikuti pola ini:

Diterapkan pada:

• nb_crm_opportunities.amount → amount_usd
• nb_crm_quotations.total_amount → total_amount_usd

#Integrasi Workflow

Logika Pengambilan Nilai Tukar:

1. Saat operasi bisnis, ambil nilai tukar langsung dari nb_cbo_currencies.current_rate
2. Transaksi USD: nilai tukar = 1.0, tanpa perlu lookup
3. current_rate di-sync oleh scheduled task dari record terbaru nb_crm_exchange_rates

#6.4 Manajemen Versi

Saat Penawaran ditolak atau kedaluwarsa, dapat disalin sebagai versi baru:

QT-20260119-001 v1 → Ditolak
QT-20260119-001 v2 → Terkirim
QT-20260119-001 v3 → Diterima

#7. Siklus Hidup Pesanan

#7.1 Ikhtisar Pesanan

Pesanan dibuat saat Penawaran diterima, mewakili komitmen bisnis yang sudah dikonfirmasi.

#7.2 Definisi Status Pesanan

#7.3 Model Data Pesanan

#nb_crm_orders

#nb_crm_order_items

#7.4 Pelacakan Pembayaran

#nb_crm_payments

#8. Siklus Hidup Pelanggan

#8.1 Ikhtisar Pelanggan

Pelanggan dibuat saat Lead dikonversi atau Peluang dimenangkan. Sistem melacak siklus hidup lengkap dari akuisisi hingga advocate.

#8.2 Definisi Status Pelanggan

#8.3 Skor Kesehatan Pelanggan

Hitung kesehatan Pelanggan berdasarkan beberapa faktor:

Threshold Kesehatan:

if (health_score >= 90) status = 'advocate';
else if (health_score >= 70) status = 'active';
else if (health_score >= 50) status = 'growing';
else status = 'at_risk';

#8.4 Segmentasi Pelanggan

#Segmentasi Otomatis

#9. Integrasi Email

#9.1 Ikhtisar

NocoBase menyediakan plugin integrasi email bawaan, mendukung Gmail dan Outlook. Setelah email disinkronisasi ke sistem, dapat memicu analisis sentimen dan intent email AI secara otomatis melalui Workflow, membantu sales memahami sikap Pelanggan dengan cepat.

#9.2 Sinkronisasi Email

Email yang Didukung:

• Gmail (melalui OAuth 2.0)
• Outlook/Microsoft 365 (melalui OAuth 2.0)

Perilaku Sinkronisasi:

• Sinkronisasi dua arah email kirim dan terima
• Otomatis menghubungkan email ke record CRM (Lead, Kontak, Peluang)
• Lampiran disimpan di file system NocoBase

#9.3 Asosiasi Email-CRM (Akan Disempurnakan)

#9.4 Template Email

Sales dapat menggunakan Template pre-built:

#10. Kemampuan Bantuan AI

#10.1 Tim AI Employee

Sistem CRM mengintegrasikan plugin AI NocoBase, menggunakan ulang AI Employee bawaan berikut, dan mengonfigurasi tugas khusus untuk skenario CRM:

#10.2 Daftar Tugas AI

Kemampuan AI dibagi menjadi dua kategori, saling independen:

#Satu, AI Employee (dipicu oleh Block frontend)

Melalui Block AI Employee frontend, pengguna berinteraksi langsung dengan AI dalam percakapan, mendapatkan analisis dan rekomendasi.

#Dua, Node LLM Workflow (eksekusi otomatis backend)

Node LLM yang ter-nest dalam Workflow, dipicu otomatis melalui event tabel data, event Action, scheduled task, dll., tidak terkait dengan AI Employee.

Catatan: Node LLM Workflow menggunakan prompt dan Schema untuk output JSON terstruktur, di-parse lalu ditulis ke field data bisnis, tanpa intervensi pengguna.

#10.3 Field AI di Database

#11. Engine Workflow

#11.1 Workflow yang Sudah Diimplementasikan

#11.2 Workflow yang Akan Diimplementasikan

#12. Desain Menu dan Antarmuka

#12.1 Struktur Backend Admin

#12.2 Tampilan Dashboard

#Tampilan Manajer Penjualan

#Tampilan Tenaga Penjualan

#Tampilan Eksekutif

Versi dokumen: v2.0 | Tanggal pembaruan: 2026-02-06